Przemysław Mackojc
W Wielkiej Brytanii, podobnie jak i w Polsce, przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma prawo część wydatków odliczyć od dochodu, co pozwala obniżyć podatek. Na jakich zasadach można wliczać wydatki do kosztów w ramach działalności typu „self-employed”?
To, że działalność gospodarcza wiąże się nie tylko z osiąganiem zysków, ale też z – często dość potężnymi – wydatkami, jest raczej oczywiste. Równie naturalne wydaje się to, że przedsiębiorcy szukają najrozmaitszych sposobów na oszczędności. Obniżenie poziomu należnego podatku jest jednym z takich sposobów i, na szczęście, w Wielkiej Brytanii jest to dość łatwe. Ale uwaga, jest inaczej niż w Polsce i – kierując się przyzwyczajeniami wyniesionymi z kontaktów z rodzimym fiskusem – można niechcący wdepnąć na podatkową minę. A tego nie chce nikt. Bo poborcy podatkowi tutaj może i są mili i urzędowo „uniżeni” i uprzejmi, ale bezwzględnością mogą się równać śmiało z polską „skarbówką”. Albo i nawet ją przewyższać…
O co tu chodzi?
Najprościej rzecz ujmując, chodzi o to, aby jak największą część wydatków uznać za koszty niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku „self-employed” jest to z jednej strony bardzo proste, z drugiej jednak granica pomiędzy tym co wolno, a czego nie wolno, jest dość niewyraźna.
Cel jest jeden: płacić niższy podatek. Jeśli, dajmy na to, firma wygeneruje obrót rzędu 50 tysięcy funtów, ale 15 tysięcy z tej kwoty zostanie uznane za koszty jej prowadzenia, należny podatek będzie trzeba odprowadzić jedynie od 35 tysięcy.
Co bardzo istotne: takim kosztem mogą być wyłącznie wydatki dokonane z pieniędzy „firmowych” (choć w przypadku „self-employed” granica między „firmowymi” a „prywatnymi” bywa dość płynna) i tylko przeznaczone na zakupy związane z prowadzeniem biznesu. Jeśli właściciel firmy użyje firmowych pieniędzy w celach prywatnych, to takie wydatki należy rozliczać zupełnie inaczej.
Jakie wydatki można wliczyć do kosztów prowadzenia działalności w UK?
Wiele osób prowadzących działalność w Polsce, szczególnie tak zwaną jednoosobowa działalność gospodarczą, żyje w przekonaniu, że „w koszta można wrzucić wszystko”. Albo prawie wszystko. Nie jest to niestety prawda, ale przez wiele lat fiskus „przymykał oko” na drobne naginanie zasad. I o ile dziś te zasady są przestrzegane znacznie bardziej skrupulatnie – zarówno przez urzędników, jak i samych przedsiębiorców – warto pamiętać, że nie zawsze w Anglii można uznać za koszty to samo, co nad Wisłą.
W Wielkiej Brytanii funkcjonuje pojęcie „wydatków dozwolonych” (ang. allowable expenses). Ogólnie rzecz biorąc, zalicza się do nich:
– wydatki biurowe (na przykład opłaty za telefon czy zakup tuszu do drukarki)
– koszty podróży – między innymi paliwa, opłat parkingowych czy biletów kolejowych
– wydatki na ubrania (uwaga: nie są to popularne w Polsce „koszty reprezentacyjne” lecz zakupy chociażby uniformów firmowych dla personelu czy wymaganych prawem strojów roboczych)
– koszty potrzebnych „materiałów” – czyli na przykład koszt zakupu drewna, z którego następnie produkowane są meble na sprzedaż)
– koszty finansowe – takie jak ubezpieczenia czy opłaty bankowe
– wydatki związane z nieruchomościami/lokalami w których prowadzona jest działalność (a więc na przykład koszt ogrzewania biura czy oświetlenia sklepu)
– wydatki reklamowe – takim wydatkiem jest na przykład koszt uruchomienia i prowadzenia strony internetowej.
Warto tu wspomnieć o kilku istotnych „pułapkach”. Jedną z nich są wydatki związane z nieruchomościami. Otóż o ile „wydatkiem dozwolonym” jest czynsz ponoszony za wynajem lokalu (np. biura) o tyle już nie jest nim zakup tego samego lokalu przez firmę. Kolejną pułapką jest dość „uznaniowy” sposób rozliczania wydatków, które z natury nie mogą być zakwalifikowane jednoznacznie jako firmowe lub prywatne. „Uznaniowy” nie znaczy jednak „dowolny” i trzeba pamiętać, że w przypadku jakichkolwiek wątpliwości urzędnik skarbowy może zażądać konkretnych dowodów na zasadność takiego, a nie innego rozliczenia.
Pracuję w domu, czyli co wolno, a czego nie
„Self-employed” to nie tylko bardzo popularna i wygodna forma prowadzenia działalności gospodarczej w UK, ale też forma dość specyficzna. A to dlatego, że wśród „samozatrudnionych” jest olbrzymie grono osób, które po prostu pracują z zacisza własnego domu. To spora rzesza programistów, artystów czy fanów rękodzielnictwa, którzy w udany sposób połączyli swoje pasje z zarabianiem.
W ich przypadku biurem często jest dom, telefonem służbowym telefon prywatny i tak dalej. W takiej sytuacji przyjmuje się zasadę „proporcjonalności”. Na przykład: w domu z trzema pokojami – w tym wypadku obowiązuje zasada liczenia pomieszczeń podobna jak w Polsce, a więc dwie sypialnie i salon (czyli typowy „two bedroom house”) to właśnie trzy pokoje – można przyjąć, że jeden z nich wykorzystywany jest na biuro. Jeśli więc roczny rachunek za elektryczność wyniesie 600 funtów, to „wydatkiem dozwolonym” (czyli podlegającym wliczeniu w koszty) może być 200 funtów (600 : 3 = 200).
Podobnie jest z telefonem: trzeba oszacować, ile rozmów czy wiadomości posłużyło celom służbowym a ile prywatnym. Jeśli 70% z nich związanych było z prowadzeniem działalności to z rachunku wynoszącego 100 funtów, 70 funtów można „wrzucić w koszty”.
Nie są natomiast „wydatkiem dozwolonym” wydatki na ubrania codziennego użytku, nawet jeśli na co dzień w nich pracujemy. Można natomiast wliczać w koszt między innymi stroje ochronne, jeśli rodzaj wykonywanej pracy wymaga stosowania takiego stroju.
Trzeba też pamiętać, że o ile paliwo zużyte na podróże służbowe podlega wliczeniu w koszty prowadzenia firmy, o tyle otrzymane po drodze mandaty – już nie. Co więcej, dojazd do miejsca pracy i powrót do domu również nie jest „wydatkiem dozwolonym”!
Jak zgłaszać „wydatki dozwolone”?
Przede wszystkim, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, warto zacząć od skontaktowania się z infolinią „Self Assessment”: https://www.gov.uk/government/organisations/hm-revenue-customs/contact/self-assessment
Co do samego obliczenia i zgłoszenia kosztów, to procedura jest wyjątkowo prosta. Jedyne, co należy zrobić, to podsumować wszystkie (dozwolone!) wydatki i ująć je w rocznym rozliczeniu podatkowym („Self Assessment tax return” https://www.gov.uk/self-assessment-tax-returns).
No i oczywiście – koniecznie trzeba „zbierać kwitki” na potwierdzenie zgłoszonych wydatków w przypadku ewentualnej kontroli. Pod tym względem brytyjski fiskus jest tak samo wymagający, jak polski.
FOTO: PixaBay, lic.CC0
